מדיניות פרטיות — Klear
1. על מה מסמך זה חל
Klear היא מערכת ניהול תיקים (CRM) המיועדת למשרדי עורכי דין ("הפירמה", "הלקוח"), המופעלת כשירות SaaS רב-דיירי (multi-tenant) — כל פירמה מקבלת מסד נתונים נפרד ומבודד. מדיניות זו מסבירה כיצד Klear מעבדת נתונים אישיים במסגרת מתן השירות לפירמה, ומהן זכויותיהם של נושאי המידע שהמידע עליהם מעובד (עובדי הפירמה, לקוחותיה, וצדדים אחרים בתיקים).
מדיניות זו אינה מחליפה את מדיניות הפרטיות הפרטנית שכל פירמה־לקוחה מפרסמת כלפי לקוחותיה שלה — זו אחריות הפירמה כבקרית המידע (ראו סעיף 2). מדיניות זו חלה על מערכת היחסים שבין Klear (כמעבד) לבין הפירמה (כבקרת) ועל התחייבויותינו כלפי כלל נושאי המידע שנתוניהם עוברים דרך המערכת.
2. בקר מול מעבד — חוק הגנת הפרטיות
לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981 ותקנותיו:
- הפירמה היא בקרת המידע (Data Controller) — היא קובעת אילו נתונים נאספים על לקוחותיה, לשם מה, ומהי תקופת השמירה הנדרשת מבחינה מקצועית/רגולטורית. היחסים בין הפירמה ללקוחותיה (חובת הגילוי, ההסכמה וכו') הם באחריות הפירמה.
- Klear היא מעבדת המידע (Data Processor) — אנו מעבדים נתונים בשם הפירמה ובהתאם להוראותיה בלבד, ומתחייבים: לא לעשות בנתונים שימוש למטרה אחרת מלבד מתן השירות; להגן עליהם באמצעי אבטחה מתאימים (סעיף 5); למחוק או להחזיר נתונים לפי הוראת הפירמה עם סיום ההתקשרות (סעיף 6); ולהודיע לפירמה על כל אירוע אבטחה (סעיף 7).
- מערכת היחסים המלאה (זכויות, חובות, אמצעי אבטחה מפורטים, ספקי-משנה) מפורטת גם בהסכם עיבוד נתונים (DPA) שנחתם מול כל פירמה — מדיניות זו היא התמצית הפומבית, ה-DPA הוא המסמך החוזי המחייב.
- פררוגטיבת עורך דין-לקוח: נתוני תיק משפטי חוסים תחת חיסיון עו״ד-לקוח. בידוד רב-דיירי מבני (מסד נתונים נפרד לכל פירמה, לא רק הרשאות) הוא האמצעי המרכזי שלנו לכבד חיסיון זה — לא רק שיקול הנדסי טוב, אלא הכרח משפטי.
3. אילו נתונים אישיים מעובדים, ולמה
Klear מעבדת את קטגוריות המידע הבאות, במסגרת מתן שירות ניהול התיקים:
| קטגוריה | דוגמאות | למה (מטרת העיבוד) |
|---|---|---|
| פרטי משתמשי הפירמה | שם, אימייל, תפקיד, פרטי התחברות | ניהול חשבונות משתמשים, הרשאות, אימות |
| פרטי צדדים בתיק | שם מלא, ת״ז/ח.פ, טלפון, אימייל, כתובת, תאריך לידה | ניהול התיק המשפטי — צדדים, נציגים, לקוחות הפירמה |
| מסמכי תיק | כתבי טענות, חוזים, תכתובות, פסקי דין | ליבת השירות — ניהול ואחסון מסמכי התיק |
| נתוני לוח זמנים | מועדים, דיוני בית משפט, משימות | חישוב וניהול מועדים משפטיים |
| נתוני חיוב (של הפירמה עצמה כלקוחת Klear) | פרטי תשלום, חשבוניות | חיוב הפירמה על השימוש בשירות |
| נתוני שימוש/לוג | כתובת IP, user agent, timestamps, יומן ביקורת | אבטחה, מניעת הונאה, עמידה בדרישות רגולציה |
| נתונים במודולים אופציונליים | תוכן הודעות WhatsApp, טיוטות AI, חתימות דיגיטליות | רק אם הפירמה הפעילה את המודול — ראו סעיף 4 |
| נתוני יומן/אנשי-קשר שמסונכרנים ל-Google (אופציונלי, פר-עו״ד) | מועד/כותרת דיון · שם/טלפון/מייל/כתובת של איש-קשר (ללא ת״ז) | רק אם עו״ד בודד בחר להתחבר לחשבון ה-Google האישי שלו — ראו סעיף 4 |
עקרון מיעוט חשיפה: שדות רגישים (מספרי זהות, שמות מלאים, טלפון, אימייל, כתובת, תאריך לידה) מוצפנים במנוחה, ובתצוגות רשימה/חיפוש מוצג ערך מוסתר בלבד (למשל "ת״ז ••••••4821") — הערך המלא מפוענח רק בפעולה מפורשת ומתועדת.
4. ספקי-משנה (Sub-processors)
חלק מהעיבוד נעשה בעזרת ספקי-משנה חיצוניים. עקרונות מפתח:
- כל ספק-משנה של מודול אופציונלי (AI, תקשורת, חתימות) הוא opt-in — פירמה על תוכנית הבסיס אינה משתפת נתונים עם אף אחד מהם. נתונים מגיעים לספק כזה רק אם הפירמה הפעילה את המודול הרלוונטי במפורש.
- ספקי-משנה "ליבה" (הכרחיים לתפקוד השירות לכל פירמה — אחסון מסמכים, סנכרון מול פורטל בתי המשפט) מפורטים גם הם, כולל היקף הנתונים העובר.
- אינטגרציות Google (יומן, אנשי-קשר, דואר) הן קטגוריה שונה: לא opt-in של מודול פירמה, אלא opt-in אישי של כל עו״ד לחשבון ה-Google הפרטי שלו — קיים ללא קשר לתוכנית/מודולים שהפירמה רכשה. ברגע שנתון נכתב לחשבון Google האישי של עו״ד, הוא יוצא משליטת Klear: התחייבויות השמירה/מחיקה/ייצוא שבסעיף 6 חלות רק על מה שנשאר בתשתית Klear.
- שינוי ברשימת ספקי-המשנה (הוספה/החלפה) יתועד ותימסר עליו הודעה מוקדמת לפירמות לפי מנגנון שנקבע ב-DPA.
גילוי Limited Use (Google API Services User Data Policy). ככל ש-Klear מתחברת לחשבון Gmail האישי של עו״ד — השימוש של Klear במידע שהתקבל מ-Google APIs יעמוד ב- Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות ה-Limited Use: המידע ישמש אך ורק למתן התכונה שלשמה העו״ד חיבר את חשבונו — לא להעברה לצדדים שלישיים, לא לפרסום או למחקר-פרסום, ולא לאימון מודלי בינה מלאכותית כלליים. גישה אנושית לתוכן מתבצעת רק באישור מפורש של העו״ד, לצורך אבטחה/תמיכה/עמידה בדין, או כאשר המידע הפך אנונימי/מצרפי. סעיף זה חל רק על עו״ד שבחר להתחבר.
5. אמצעי אבטחה
- בידוד רב-דיירי מבני — מסד נתונים נפרד לכל פירמה; קוד האפליקציה לעולם לא מסנן לפי מזהה-פירמה באופן ידני — הבידוד הוא תכונה של השכבה הבסיסית, לא משמעת של המפתח.
- הצפנה במנוחה — שדות אישיים רגישים מוצפנים ברמת האפליקציה; קבצי מסמכים מוצפנים באחסון תואם-S3.
- יומן ביקורת (audit log) — כל פעולת כתיבה במערכת (ולקריאות רגישות כגון פענוח ת״ז מלאה או הורדת מסמך) נרשמת: מי, מתי, מה, מאיזה טוקן.
- בקרת גישה — הרשאות מבוססות תפקיד בתוך כל פירמה, אימות מבוסס Session/OAuth לפי סוג הצרכן, וטוקן לעולם אינו יכול לחרוג מהרשאות המשתמש שמאחוריו.
- הקשחת תעבורה — HTTPS מאולץ בפרודקשן, עוגיות מאובטחות, כותרות אבטחה בכל תגובה.
- הגבלת קצב ומעקב אחר ניסיונות אימות כושלים, למניעת שימוש לרעה.
6. זכויות נושאי מידע — שמירה, מחיקה וייצוא
- שמירה: נתוני הפירמה נשמרים כל עוד ההתקשרות פעילה, ובהתאם לתקופות שמירה הנדרשות מבחינה מקצועית/רגולטורית (לדוגמה, שמירת רשומות משפטיות).
- מחיקה בסיום התקשרות: לאחר ביטול המנוי וחלון גרייס מוגדר, נתוני הפירמה (מסד הנתונים הייעודי ומסמכיה) נמחקים באופן פיזי וסופי.
- ייצוא נתונים (Data Portability): לכל פירמה זכות לקבל ייצוא מלא של נתוניה (תיקים, צדדים, מסמכים, פגישות, החלטות) בפורמט קריא, בכל עת ובוודאי לפני סיום ההתקשרות.
- תיקון/עדכון: משתמשי הפירמה מעדכנים בעצמם נתונים שגויים דרך המערכת; פניות תיקון החורגות מכך מופנות ל-DPO (סעיף 8).
- ככלל, פניות של צד ג' (למשל, לקוח קצה של הפירמה המבקש למחוק את נתוניו) מופנות ישירות לפירמה (הבקרת), שכן Klear פועלת רק לפי הוראותיה כמעבדת. Klear תסייע לפירמה לבצע פנייה כזו במערכת (ייצוא/מחיקה ממוקדים) לפי הצורך.
7. הודעה על אירוע אבטחה (Breach Notification)
Klear מתחייבת לפעול לפי נוהל תגובה לאירוע אבטחה מתועד — איתור, הכלה, הערכת היקף (באמצעות יומן הביקורת, סעיף 5), והודעה לפירמות הנוגעות בדבר ולרגולטור בתוך החלון הקבוע בדין.
8. יצירת קשר ו-DPO
לכל שאלה, בקשה או תלונה בנוגע לפרטיות ולעיבוד נתונים אישיים במסגרת Klear:
- גורם אחראי (DPO / פניות פרטיות): משרד עורכי דין חיים מרכוס
- אימייל: dpo@marcus-law.co.il
- כתובת רשומה: הזית 45, צור הדסה
פנייה תיענה בתוך זמן סביר ובכל מקרה בהתאם לחוק. פירמה-לקוחה המבקשת לסייע ללקוח קצה שלה במימוש זכות (מחיקה/ייצוא/תיקון) יכולה לפנות לאותה כתובת.
9. עדכונים למדיניות
מדיניות זו עשויה להתעדכן עם התפתחות השירות (מודולים חדשים, ספקי-משנה נוספים, שינויי רגולציה). שינוי מהותי יימסר בהודעה מראש לפירמות הלקוחות, לפי המנגנון שנקבע ב-DPA.